XXXV | DESAFÍO 2.0: RED DE REFERENTES DE COMUNICACIÓN INTERNA

Vivimos un momento en el que no todas las organizaciones van a sobrevivir porque sencillamente, no están preparadas para ello. Hoy estrenamos colaborador, Ariel Jiménez, un profesional de la comunicación institucional curioso y activo, nos va contar la importancia de la Red de Referentes en esta revolución 2.0 y cómo activarla en un plan de Comunicación Interna.

En el mundo actual, las generaciones y los nuevos desafíos empresariales y sociales demandan organizaciones 2.0 donde la participación de los empleados es  más profunda, sus aportes son tenidos en cuenta para mejorar los procesos, y su voz es escuchada para cumplir las metas de negocio.  La comunicación interna juega un papel básico en estas tendencias (ver artículo sobre ci >)

En sí mismo esto es una gran ventaja pero además, este tipo de cultura aumenta el compromiso y pertenencia de los colaboradores, ayudando a formar un clima organizacional muy estimulante.

Hoy  toma mucha vigencia la creación y desarrollo de una red de referentes de comunicación interna. Hace unos 10 años se usaban estas tácticas como una estructura de corresponsales que recibían información de primera mano (descendente) y entregaban noticias oficiales de sus áreas y especialmente de sus jefes (ascendente). Ahora los flujos son más multidireccionales.

¿Cuál sería el objetivo de una Red de Referentes de Comunicación Interna?

Generar conversaciones, facilitar espacios de diálogo y estimular la acción a partir de la comunicación, debe ser casi una obsesión para una iniciativa de este tipo: Es  una estrategia de comunicación y relaciones multidireccional y multiplicadora.

Una red de referentes puede nutrir el plan de comunicación, divulgar mensajes, conseguir información, detectar y aclarar rumores, alimentar los medios de comunicación, transmitir el estado de ánimo de sus áreas,  influir positivamente en su entorno y ser agentes de cambio.

¿Cómo se puede crear una Red de Referentes de Comunicación Interna?

• Haz un mapa de las áreas y los procesos más importantes para la empresa.
• Identifica las personas con carisma y facilidad de comunicación en cada una de esas áreas. Si no encuentras candidatos, busca recomendaciones de líderes de esas estructuras.
• Una vez identificados los candidatos, haz un mensaje formal y solicita permiso de participación a sus mandos. Una llamada previa te ayudará mucho.
• Se claro en explicar el compromiso y el tiempo que se necesitará de cada uno de ellos. No debería ser más de 3 o 4 horas al mes.
• En caso de no conseguir el permiso de algunos candidatos, solicita recomendaciones a esos mandos.
• Redacta y propón objetivos claros y llega a acuerdos con los referentes.
• Haz un plan de formación que incluya temas como comunicación interna, redacción, fotografía, comunicación, resolución de conflictos, manejo de información y temas de integración de equipo, entre otros. Aprovecha opciones de e-learning.
• Crea medios de comunicación: WhatsApp, grupo o foro en la red social interna o intranet; te ayudarán a mantener conversaciones con el equipo. Haz uso de herramientas digitales.
• Establece un manual sencillo de reuniones, capacitaciones e interacción. El objetivo debe ser optimizar el tiempo y la gestión.
• Utiliza para la red la marca de comunicación interna, o caso de no tenerla, crea y propón una identidad gráfica nueva.
• Comparte información con el equipo para que la divulguen en su entorno, pregúntales sobre los temas importantes de sus áreas. Publica su información y cítales. Establece dinámicas sencillas de trabajo. Involúcreles en los proyectos como agentes de cambio. Planea actividades de reconocimiento y beneficios: certificados, premios, recreación, horas libres, etc.
• La gamificación podrá ayudarte a estimular el compromiso de tu grupo. (ver artículo sobre gamificación >)

«A pesar de las refinadas técnicas que  están ahora de moda (…), la comunicación siempre será el proceso de contarle cosas a la gente»

Comunicación Interna Eficiente | Michael Bland – Peter Jackson

Ten en cuenta que…

Para sostener tu red de referentes de comunicación interna estas recomendaciones te pueden ser de mucha utilidad:

• Participa activamente de otros equipos multiáreas: brigadas de emergencias, auditores internos de calidad, deportes o programas de voluntariado. En estos espacios siempre encontrarás gente con el perfil adecuado para tu red.
• Periódicamente renueva la red. Por cuestiones de tiempo o actitud, algunos referentes no participarán mucho. Habla con ellos, entiéndelos y junto a esas personas busca nuevos candidatos de reemplazo.
• Sostén una buena y fluida relación con los jefes de los referentes. Reconóceles también su compromiso y estate atento a sus inquietudes.
• Escucha activamente a su red. Asegúrate que las propuestas de mejora se cumplan.
• En las capacitaciones, cuenta como facilitadores a colaboradores y líderes de la empresa. Acerque la alta dirección a estos espacios.

Además, recuerda que esta actividad debe ser satisfactoria para la empresa, pero sobre todo para los referentes de comunicación interna. Siempre procura que el trabajo sea sencillo y que ocupe el menor tiempo posible.

Espero que la información os haya sido de utilidad. Además agradezco la invitación de misterhello.com para escribir en su blog y de paso, os invito a que visitéis el blog Comunicación&Cambio (ir >). Y si queréis contactarme, os dejo mi mail arieljimenezgil@gmail.com.

Hola. En Mister Hello estamos hablando de Comunicación Interna. ¿Hablamos?