CXV | TRABAJO COLABORATIVO; NI TAN TRABAJO COMO QUEREMOS, NI TAL COLABORATIVO COMO CREEMOS

Aunque la teoría demuestra que el trabajo colaborativo funciona, la práctica evidencia lo contrario. En este post analizo, reflexiono y expongo algunas ideas y vivencias a favor y en contra de esta nueva forma de trabajo acuñada por Yochai Bekler basado en el principio filosófico de aprovechar el potencial individual para el beneficio colectivo. Veamos. Leamos…

Por mi trabajo veo muchas oficinas, y es verdad que cuando entro a una con paredes o paneles separadores me viene un cierto tufo a rancio que me acompaña hasta la salida. Y este aroma normalmente no solo es algo físico que impregna conceptualmente mi alma, sino que es algo que también se suele instalar en la propia metodología de trabajo que mediatiza la forma en que nos relacionamos a la hora de acometer un proyecto. No digo que sea bueno o malo, solo digo que es.

Las reuniones con este tipo de clientes suelen ser en oscuras salas interiores a las que se accede a través de un laberinto de monótonos pasillos de puertas semicerradas y cubículos angostos. A la reunión en la que de forma literal no te dan “ni agua”, no suele asistir mucha gente, se aborda el tema en cuestión sin ningún tipo de circunloquios, el brief se ofrece en un papelógrafo reutilizado, y lo normal es que sean de una brevedad temeraria.

Una vez en marcha el proyecto, los plazos de realización y entrega planteados son realistas pero demenciales, el seguimiento de los proyectos impersonal y mecánico, y las tomas de decisiones demoradas pero firmes.

Y en el lado opuesto, los espacios de trabajo colaborativo. Tras deambular durante un tiempo no inferior a diez minutos por interminables espacios con aspecto de nave espacial, llegamos a una estrecha sala con todo tipo de gadgets tecnológicos donde nos espera una media entre 4 y 40 personas instaladas en formato Tetris. Una vez aposentados en las ergonómicas sillas de diseño y tras las presentaciones y chascarrillos que marca el protocolo hasta que llega el agua, los refrescos, los cafés o los aperitivos en función de la hora del día que sea, empieza la reunión propiamente dicha. Lo normal es irse tanto por las ramas que cuando se llega al tronco, los de la siguiente reunión reclaman su espacio reservado y el resto del briefing se da de forma atropellada en el descansillo del ascensor.

Para asegurar la viabilidad del proyecto, se confecciona una larga lista de distribución con todos los implicados en el mismo, se recopila un grueso volumen de documentación que se sube a un espacio colaborativo de la nube, y se establece un estricto calendario con tareas, responsables y plazos de entrega, que se imprime en un flamante a2 y se pega en lugar destacado en un cristal de una sala. Todo clínicamente perfecto, pero el mundo está lleno de buenas intenciones y esta, suele durar poco.

Al iniciar las cadenas de mails lo habitual es que cada participante haciendo uso de su derecho y deber en participar cuando y como quiera, acaben convirtiendo cada comunicado en un chat de madres del colegio ( de lectura recomendable : ). Y como con esto de que es trabajo colaborativo hay que escuchar, atender y esperar a todos, los plazos se dilatan hasta que el flamante calendario se olvida debajo de otra pila de flamantes calendarios.  A final el proyecto sale adelante porque alguien emulando a Gene Hackman en Marea Roja cuando dice “Estamos aquí para defender la democracia, no para ponerla en práctica”, aplica el sentido común y transgrediendo todas las normas del trabajo colaborativo, coge el teléfono, llama a la agencia, pone orden y toma decisiones.

Al final ambos proyectos salen, y normalmente bien. Pero toda la lógica de que en formato colaborativo debería ser mejor, no se cumpla. Porqué? Muy sencillo, porque se aplica mal. No voy a hablar ahora de estos flamantes espacios que están salvando el año a las empresas de decoración, pues a ello le dedicaré otro post. Ahora voy a dar la visión desde mi experiencia en agencia de distintas cuestiones que pueden hacer que el trabajo colaborativo funcione, y de verdad.

Cuestión de opinar, o no. Un proyecto colaborativo se basa en consensuar opiniones y conocimientos aprovechando lo mejor de cada uno para el beneficio de todos. Muy bello para firmar en un meme como Paolo Coello, pero compartir con todos los integrantes del equipo, incluida la agencia, el ruido que produce cada participación hace que se contamine el proceso y empañe el resultado. La moderación y transmisión de conclusiones al resto de miembros y a la agencia es fundamental para eficientar y optimizar resultados….

Cuestión de liderar, o no. Una voz única, con criterio y autoridad es la clave para avanzar por el mismo camino, a la vez y en la misma dirección. El seguimiento estricto de tiempos y calidades, la exigencia de responsabilidades y la interlocución única con la agencia son elementos básicos para asegurar que un proyecto está bien cimentado y construido. Los demás tienden a caerse al menor movimiento…

Cuestión de responsabilizar, o no. Establecer bien los roles de cada participante con tareas, tiempos y nivel de involucración es clave para este tipo de proyectos. Si todos opinan, nadie opina. Contentando a todos no se contenta a nadie. Y el silencio es el peor tipo de ruido en comunicación. El líder del proyecto debe ser el que haga que cada uno diga lo que tiene que decir y hable cuando tiene que hablar. Lo demás es callar para siempre…

Cuestión de procedimentar, o no. Yo soy muy de procesos, pero creo que la forma nunca se ha de comer el fondo. Estandarizar y mecanizar tareas está muy bien, pero solo si hace que el trabajo sea más eficiente. Sobre dimensionar un trabajo exigiendo unos procesos innecesarios o complejos solo ralentiza, complica y encarece el proyecto. Matemos moscas y tengamos cañones, pero no mezclemos ambas cosas…

Cuestión de reunirse, o no. Sinceramente creo que la enfermedad de reuniones mucho, muchos surgió por horror vacui cuando a los ejecutivos se les dieron blackberrys y tenían que llenar sus agendas. A mí me gusta reunirme por lo de poner cara y voz a las personas, o cuando son necesarias y duran lo que tiene que durar. El reunir a todas las personas que forman parte de un proyecto colaborativo ha de ser algo muy justificado y respetado. La tendencia a organizar reuniones sin necesidad, prolongarlas innecesariamente, organizarlas mal o faltar a ellas no beneficia ni al proyecto, ni a su resultado. Otro interesante tema para tratar en otro post…

Por supuesto ni estoy diciendo que el trabajo colaborativo sea negativo ni que los proyectos en los que trabajo sean así. No. Por suerte para mi y sobre todo para ellos, no. Lo único que pretendo es que la visión que puedo aportar desde la agencia ayude a alguien a reflexionar sobre las claves del éxito, y le sirva para aplicarlas. Evolucionar está bien pero sinceramente creo que si cambiamos y no es para mejor, es mejor no cambiar. Y tú, qué opinas?

Porque esto es misterhello y estamos para eso, para hablar de comunicación interna de una forma diferente.¿Hablamos?