CXXIII | DECIMOS NO TENER TIEMPO. NO SERÁ QUE NO LO GESTIONAMOS DE FORMA ADECUADA?

Coincido con Jean de la Bruyère en que “los que emplean mal su tiempo son los que más se quejan de su brevedad”. Hoy muchos nos escudamos en la falta de tiempo para ocultar la realidad de que en realidad, nos falta planificación. En este post quiero hablar de este fenómeno desde el punto de vista de la agencia y de los clientes, y compartir mi experiencia para que a través de una gestión eficiente, encontemos ese punto mágico entre querer, deber y poder. Veamos. Leamos…

Estas navidades se han puesto de moda las felicitaciones en la que con mayor o menor tacto, nos reprochan que la falta de tiempo hace que no nos comuniquemos con los que más queremos, o que lo hagamos mal. Las razones son múltiples; el pasar demasiado tiempo trabajando, el ocupar demasiado tiempo delante de pantallas diversas, el perder demasiado tiempo sumergidos en redes sociales, el gastar demasiado tiempo en cubrir necesidades familiares vitales. Sea como fuere, todos cuando vemos estos anuncios pensamos que sí, que tienen razón, y que vamos a aprender a gestionar mejor nuestro tiempo y destinar más a las cosas que de verdad importan. Y de ester propósito sincero surge una firme resolución que nos dura exactamente el tiempo de cocer un huevo, 10 padres nuestros…

Y es que esto de la falta de tiempo que tan de moda está en nuestros días no es más que un efecto derivado de su mala administración pues parafraseando a Jorge Manrique, tanto a papas, emperadores y prelados, el día les da las mismas 24 horas que a los pobres pastores de ganado. Es decir, que el tiempo es el mismo para todos. Y por desgracia no disponemos de una máquina del tiempo para adelantarlo o retrasarlo a nuestro antojo.

En el mundo de la comunicación en general y en la interna en particular, la correcta gestión del tiempo es fundamental para ofrecer un servicio de calidad, y de cantidad. Esto es un punto muy importante pues atender de forma adecuada no es necesariamente satisfacer las demandas de todos y de todo con carácter inmediato e infinito, ya que los recursos igual que el tiempo y el fuet, son finitos.

Recuerdo que hace muchos años me dieron un curso sobre gestión del tiempo en que entre otras cosas me enseñaron a diferenciar lo importante, de lo urgente. Importante son todas las cosas vitales para el negocio y que pueden tener una repercusión directa e inmediata en la cuenta de resultados. Urgente es todo aquello que hay que dar salida inmediata, independientemente de la importancia que tenga para el negocio. Y si algo es urgente e importante, es que como no lo hagamos, rodarán algo más que cabezas. Saber estimar qué etiqueta se asigna a cada proyecto con los recursos de que se dispone está más cerca del ajedrez que del parchís.

Yo cierro cada día con una evaluación de los trabajos solicitados y una previsión de los que ejecutaremos al día siguiente, teniendo en cuenta las horas del día, los proyectos comprometidos y los recursos disponibles. Para ello, determino la prioridad de cada trabajo, delimito su tiempo de realización, asigno tareas a cada recurso en función de sus actitudes y aptitudes, y me voy a casa que ya va siendo hora. A la mañana siguiente tengo 17 correos nuevos que se han surgido de forma espontánea como las setas tras la lluvia y que dinamitan mis intentos de planificación. Y vuelta a empezar…

Y es que hoy en día tanto desde la agencia como desde el cliente, hemos perdido el respeto por los tiempos y la planificación y por tanto, todo es urgente. Y como yo siempre digo si todo es urgente, nada es urgente. Ya no tenemos miedo al “no llegamos” porque creemos firmemente en el viejo dicho de los eventos de “al final todo sale”. Y eso lo que provoca es que cuando nos comprometemos a algo nos cubramos tanto en tiempos que nuestro calendario parezca una fábrica de Pikolín. Y los clientes lo saben, y golpean tus tiempos hasta que se ajustan a los suyos. Y para un proyecto de 10 tenemos 5, pero se insiste en que el resultado ha de ser de 10. Y nos ponemos a correr, y paramos el mundo para llegar. Y le damos tanta caña que no nos da tiempo casi ni a pensar…

Y cuentas se enfada con creatividad porque tiene que mandar algo al cliente. Y creatividad se enfada con el cliente porque esto no es una fábrica de hacer churros. Y el cliente se enfada con cuentas porque eso que le manda no es lo que tenía en la cabeza. Y creatividad se enfada con cuentas porque el briefing no está claro. Y así entramos en un eterno y gracil bucle hasta que el proyecto termina y milagrosamente, sale bien. Pero no tenemos tiempo de celebrarlo porque estamos a tope con otro proyecto que paramos por la urgencia del anterior, que a su vez tuvimos que mover por otro tema urgente… Y así eternamente…

Y entonces qué hacemos? Hay solución? La planificación es posible? Sirve para algo?

Personalmente yo soy de los que no se rinden, y lo sigo intentado controlar todo.Lo intento controlar todo. Por eso lo primero y fundamental creo, es buscar una herramienta que te ayude a planificar. Me consta que en el mercado hay sofisticadísimos y costosísimos gestores de CRM interna que de pura complejidad, muchos provocan la famosa parálisis por análisis. Yo aunque creo ha llegado el momento de sofisticar el proceso, soy más práctico que todo ello y uso un humilde excel pues de momento me basta y me sobra.

Otro factor importante es educar es decir, que todos seamos conscientes del tiempo que lleva hacer las cosas, bien. Mi abuela siempre decía que nadie te va a preguntar el tiempo que has gastado en hacer un guiso, pero sí te van a criticar si está malo. Con la comunicación es lo mismo. Una de mis frases preferidas cuando me presionan es que para que un proyecto determinado salga bien, necesito 10. Si tengo cinco el proyecto saldrá, pero será un proyecto de cinco o con un poco de suerte de 6, pero nunca de 10. El que tanto el cliente como cuentas sea consciente de ello, es importante.

Un tema muy importante con respecto a optimizar tiempos es que cada uno asuma su rol y su responsabilidad. Contar desde el principio con un brief correcto, concreto y completo por parte del cliente junto con toda la información necesaria para el desarrollo de la campaña es la base para una campaña de éxito. Que por parte de cuentas sea consciente de la importancia de la traslación del briefing a creatividad, incluso apuntando el territorio creativo, es importante para dar con ese concepto mágico que hará de la campaña un éxito. Y sobre todo, si el concepto no le encaja al cliente por birli o por birloque, aunque cueste, y cuesta, desde creatividad debemos emplear el tiempo de las quejas, reproches y discusiones en crear de nuevo.

Un concepto que me encanta y que también me enseñaron hace mucho es el del ladrón de tiempo. No voy a extenderme en este punto porque hay mucha literatura al respecto en la red pero yo te recomiendo que evites a tres de ellos a cada cual más animal; la mariposa, el mono y el perro. La mariposa es el que se aburre y se acerca a tu mesa con el arma del “que tal” para mariposear sobre banalidades hasta que se lanza a volar a otra mesa. El mono es el que viene con el simio sobre los hombros e intenta convencerte para que te lo quedes. Si consigue pasarlo a tu hombro, es tuyo. Si piensas que el mono es la representación de un problema, entenderás por qué es un peligroso ladrón de tiempo. Y luego está el perro, el que se pasa todo el día quejándose, conspirando, amenazando, instigando, ninguneando, boicoteando, ironizando, despotricando. Nada tiene esto que ver con charlar con tus compañeros, pero huye de estos tres animales porque además de robar tu tiempo, te harán sentirte mal por ello…

Y hasta aquí y a modo de conclusión y reflexión. Creo que hay que cambiar el foco de lo que hacemos y pensar más en cómo lo hacemos. El tiempo está sobrevalorado pues lo importante, siempre es el resultado. Recuerdo un viejo anuncio de Pirelli creado por Young&Rubicam. Bajo una imagen de Carl Lewis con zapatos de tacón rojo en la línea de salida decía “la velocidad sin control no es nada”. Correr mucho para llegar por llegar es un arma que se vuelve contra la agencia, pues luego es evaluada por la campaña y no por el tiempo que ha destinado a crearla, y sobre todo contra el cliente, pues es difícil que cumpla con los objetivos perseguidos con la acción.

Nuestro mundo es frenético y hay que estar a la altura para llegar a la meta pero a veces ganar no es el objetivo. Pero mientras llega ese mágico mundo de colores, seguiremos corriendo…

Porque esto es misterhello y estamos para eso, para hablar de comunicación interna de una forma diferente.¿Hablamos?