SOBRE COMUNICACIÓN INTERNA

CCLIII | FAIFMINUTPLIS, O LA NUEVA MANÍA DE LLEGAR TARDE A LAS REUNIONES

misterhello
Jose Manuel Hernando

Director Creativo ATREVIA 

Cinco minutos es tarde. Diez muy tarde. Quince extraordinariamente tarde. Media hora, plantón. Será que yo soy rarito, pero creo que salvo causas mayores como terremotos, maremotos o sirocos, las personas deben ser puntuales. A en punto. Y punto. Últimamente observo que desde que las reuniones virtuales son lo real de nuestro día a día, lo normal es llegar tarde, y no termino de entender por qué. En esto post lo intento aunque creo que sin éxito porque me temo que tiene más que ver con formas de ser que con formas de hacer. Veamos. Leamos…

Es de todos sabido que los jóvenes llegan tarde por lo de hacerse notar; no les gusta esperar y adoran las entradas triunfales. Y como todos lo saben y lo sienten así todos llegan tarde, con lo que todos llegan pronto. Esto es, ha sido y será, pero maduramos y con eso de que nos hacemos responsables, empezamos a poner remedio a lo de llegar tarde y nos volvemos muy formalitos con lo de los horarios. Por supuesto igual que de jóvenes, siempre está el típico agonías de la vida que presume de lo ocupadisimo que está siempre y para demostrarlo, jamás llega a su hora. Toca esperar pero no problemo, somos colegas, no?

Vale, reconozco que yo soy un poco Sheldon Cooper en eso de la puntualidad, y que incluso lo normal es que llegue antes, pero como decía el Vizconde de Valmont a Madame de Tourval, no puedo evitarlo. Y es la misma paciencia con que espero, desespero si me veo esperado. Insisto en que es posible que el raro sea yo, pero me da que ser puntual es un principio básico de respeto o desprecio por el tiempo propio y el ajeno. Y sí, tengo un margen de tolerancia, pero fluctúa dependiendo del quién, el cuánto y el cuándo. Porque como decíamos antes de cuando éramos jóvenes, siempre estaba el típico amigo que siempre, absolutamente siempre, llegaba más y mucho más tarde que los demás. Pero ese cariño y tolerancia que tenemos por los amigos, no necesariamente se replica a clientes, compañeros y proveedores…

Antes de la pandemia en esos tiempos gloriosos en que las reuniones eran reales y las virtuales tan solo muestras de 3D (despropósitos de desinterés descarado), lo de la impuntualidad ya pasaba, pero eran casos aislados y lo tiempos de espera breves. Como he contado muchas veces, he estado muchos años al otro lado de la mesa y creo que una o ninguna vez he dejado a nadie esperándome más de 5 minutos. Y por supuesto si pensaba que no iba a llegar, llamaba por teléfono, tamtam o señales de humo. El dar el salto al otro lado de la mesa ha puesto a prueba mi paciencia en más de una ocasión, pero con eso de que el cliente siempre tiene razón y ese feo defecto que tengo de llevarme bien con ellos, se lo permito casi todo. Y a mis compañeros también, pero menos.

REUNIONES

Foto Original:

Cartel película «El cielo puede esperar»

1978

Warren Beatty, Buck Henry

Al principio de la pandemia con esto de la novedad, todos nos poníamos frente a la cámara en perfecto estado de revista varios minutos antes de la cita. Compartíamos dichas y desdichas, descubrimientos y noticias, miedos y deseos, apoyo y comprensión. Descuidábamos tanto nuestra presencia como el entorno que captaba la cámara porque no teníamos muy claras las fronteras entre lo personal y lo profesional, por lo que era normal ver a tu cliente en pijama de fantasía con un moño pillado con un lápiz, sobre un fondo de literas con un cartel de Tupac en la pared. Era inevitable que esos primeros minutos previos a la reunión se demorarán más de lo conveniente, pero era la única ventana que teníamos con nuestra vieja realidad, más allá de la triste realidad que acontecía entre las cuatro paredes del hogar.

La pandemia pasó y lo de los calls se quedó, y todos nos volvimos un poco profesionales del teams. “Estás en mute” y “te has quedado congelado” eran las frases que más se repetían. Muchos dejaron de ponerse la cámara, lo que según mi parecer equivalía en el mundo real a mantener la reunión debajo de la mesa. El fondo borroso ocultaba cualquier imperfección del set, pero producía extraños crecimientos y extirpaciones en la cabeza con cada movimiento. Pero también se empezó a colar de forma ocasional en el chat el “entro en cinco minutos, sorry”. Por supuesto todavía había mucho tema de conversación compartiendo gustos, experiencias y preferencias con eso que se dio por llamar nueva realidad, por lo que los ligeros retrasos casi hasta se agradecían. Y por la pena entra la peste…

Porque llegamos al momento actual, en el que aunque estamos volviendo a lo real, el virtual sigue siendo el formato de reunión preferido. Y hemos normalizado tanto el no dejar margen entre una y otra que como esto de la duración no es una ciencia exacta, tendemos a la impuntualidad compulsiva. A mi por supuesto también me pasa, pero en la medida de lo posible intento planificar reuniones de 25 o 50 minutos, y si veo que se me echa la hora, o me disculpo y abandono, o me despido a la francesa. Y justo en el momento en que outlook me avisa de la reunión, entro y no hay nadie. Bueno miento, mi equipo siempre está. Lo normal es que esperemos pacientemente a que el resto se incorpore, pero últimamente la demora sobrepasa lo cortes, e incluso he sufrido algún que otro plantón memorable.

REUNIONES

Ante la pregunta de «por qué somos impuntuales?» me surgen muchas respuestas, y una de ellas es por falta de interés. Piensalo. Imagina que sabe Dios porqué, te sale una cita con el hombre o la mujer de tus sueños. No harías todo lo posible para estar incluso antes en el sitio y a la hora acordada? Y si la cita la tienes para hacer running, no te pasa que hasta la más mínima nube inocente en el cielo retrasa tu salida? Pues eso, pero hay más motivos, por ejemplo el desorden y la falta de planificación que te obliga a encadenar perdones y disculpas todo el día. Me gustaría pensar que no es así, pero creo que como cuando éramos jóvenes, también hay personas que les gusta hacerse los interesantes llegando los últimos a las reuniones. Y luego sin duda, el que creo que es el más común de los motivos para llegar tarde, el ombliguismo, que es como llamo yo a lo que les pasa a las personas que sintiéndose el centro del mundo, creen que todo y todos deben girar en torno a ellos. Seguro que hay más motivos pero siguiendo el principio de pareto, con estas me doy por satisfecho.

Y se puede hacer algo aparte de enfadarse? Podemos decir que poco, pero no es cierto. Yo creo que como muchas otras cosas, es algo cultural. El artista nace, el artesano se hace. No se puede convertir en empático a un egoista, pero se le puede convencer para que aprenda a respetar el tiempo de los demás, o incluso obligar a que asuma las consecuencias que provocan sus retrasos. Porque hablamos de tiempo y el tiempo es dinero. He intentado encontrar datos sobre el coste que suponen para las empresas los retrasos en las reuniones y no he encontrado nada, por lo que me he hecho yo unos números al más puro estilo del cuento de la vieja. Si tomamos como media 2 horas de retraso a la semana de reuniones con 4 personas y lo multiplicamos por el coste 22,72 euros de media de salario en España, nos da unos 10.000 euros al año, que si lo volvemos a multiplicar por el número de reuniones en paralelo que se realizan en cada compañía, la cifra se puede multiplicar por 100. A que ya parece un tema lo suficientemente serio como para actuar desde la comunicación interna?

No me quiero poner pesado ni violento, pero de verdad que lo de los retrasos y ausencias en las reuniones me cabrea porque me parece una falta completa y absoluta de respeto por mi tiempo y por el de los demás. Y dinero. Por eso aunque por lo general peco de exceso de empatía, ante los retrasos me voy a volver un poco como Santo Tomás; una y no más. Y te invito a que compartas mi causa. Hoy es el último día de julio y mañana el primero de mi nueva vida en Barcelona, y sospecho que a partir de septiembre mi límite de tolerancia va a estar en los 5 o 10 minutos en lo virtual, y ya veremos en lo presencial. Y si mis amenazas no funcionan, probaré con la guerra psicológica de que por cada minuto que se llega tarde a una reunión, una foca bebé muere a palos en el ártico. A ver si con eso cuela. Feliz Verano misterhellos.

Porque esto es misterhello y estamos para eso, para hablar de comunicación interna de una forma diferente. ¿Hablamos?

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